DEMO
修繕の受付から完了報告まで デモ
大分市の架空の管理会社「みどり住宅管理」に、夜9時、入居者から「お湯が出ません」と LINE が届きました。
AIが夜のうちに聞き取り、台帳と契約を確かめ、業者・入居者・オーナーのあいだのやり取りを進めます。
LINEでつながった入居者・業者・オーナーとの間なら、担当者がするのは、AIの候補を見て「決める」ことが中心になります。
- 1 入居者のLINEを見る
- 2 AIの候補を見て、人が決める
- 3 業者と日程を合わせる
- 4 オーナーが押して承認
御社の LINE公式アカウントと台帳を、1つの案件の画面につなぎます
入居者・業者・オーナーに、新しいアプリは要りません。御社の LINE公式アカウントを友だち追加して、最初に1回だけ登録してもらいます。電話だけの相手とは、これまでどおり担当者が電話します。
- 入居者 自動(設定が必要) 御社の LINE公式アカウントで受けます。今の入居者さんには案内の紙で友だち追加と部屋の登録を、新しい入居者さんには入居のときに QR でお願いします。電話もこれまでどおり受けます。
- 台帳・契約 自動(設定が必要) 今の Excel の台帳と契約書を読みます。はじめに、部屋ごとの設備(型番・設置した年)がそろうよう、台帳の形を一緒に整えます。紙の契約書は読み込みます。
- 業者 自動(設定が必要)人が電話 LINE(友だち追加と1回の登録)かメールで受けられる業者さんとは、AIが日程まで進めます。電話だけの業者さんには、これまでどおり担当者が電話し、結果を画面に入れます。
- オーナー 自動(設定が必要)人が電話 友だち追加していただいたオーナーさまは、LINE のボタンを押すだけで承認。メールが良い方にはメールで、電話の方には担当者から伺います。
業者さんへ渡すのは、修理に要る情報だけ。電話番号は、入居者の了解を取ってから渡します。費用の負担は、AIが決めずに担当者が決めます。準備と費用は、下の「導入のときに必要なこと」にまとめています。
届いた依頼 3件
入居者のスマホ
管理会社の画面お湯が出ない
未対応- Excel 設備台帳
- Excel 部屋の一覧
- PDF 賃貸借契約
- Excel 修理の記録
- PDF 管理委託契約
業者(ひかり設備)のスマホ
オーナー(佐藤さま)のスマホ
このデモで見てほしいところ
- 夜のうちに、聞き取りが終わっている リモコンの表示・いつから・試したこと・都合の時間まで、AIが夜のうちに聞いておきます。担当者は朝、まとまった1枚を見るだけです。
- 台帳と契約から、根拠を引いてくる 設置した年・保証・これまでの修理・契約の決まりを、導入のときに整えた台帳と契約書から集め、判断の材料として並べます。
- 決めるのは人。お金のことは、AIは候補まで 急ぎかどうか・費用の負担・日程は担当者が、3万円を超える修理はオーナーが決めます。水漏れのような急ぎの連絡は、AIが聞き取りを止めて、すぐ当番の担当者へ知らせます。
御社の LINE・台帳・業者さんとの連絡の仕方に合わせて作れます。
自社の修繕対応で相談する※ 会社・物件・入居者・業者・オーナー・金額はすべて架空です。このデモは、事前に用意したやり取りで動いており、その場でAIを呼び出してはいません。「いつもなら」の電話の本数と時間は試算です(このデモの流れで要るやり取りを数え、電話1本を平均6分、台帳と契約を探すのに10分、オーナーへの報告書づくりに15分として計算)。「使えなかった時間」は、このデモの架空の日程で数えたものです。「今回」の時間は、入居者・業者・オーナーが LINE でつながり、業者がすぐ返事をした場合の試算で、実測ではありません(AIが送った文に目を通す時間を含みます。返事の催促や、電話だけの業者さんとのやり取りは含みません。使い始めは、確かめることが多くなります)。給湯器の表示「111」は、多くのメーカーで点火の不具合を表すものとして使っています。実際の表示と手順は機種の説明書をご確認ください。本番では、入居者への最初の案内(表示の意味・止水栓の閉め方など)は、御社が確かめた決まった文から選んで送ります。当てはまらない表示や、ガスの臭いなどは、案内せず担当者へ回します。夜間の当番の決め方(社内で回すか、委託先のコールセンターか)は、御社のやり方に合わせます。当番の携帯へ電話を自動で鳴らすには、電話の仕組みの利用料が別にかかります。費用の負担は契約と事実にもとづいて個別に決まるもので、このデモの判断は一例です。
BEFORE YOU START
導入のときに必要なこと
このデモは、仕組みがつながった後の動きを見せています。実際に使い始めるには、次の準備が要ります。どこまで自動にできるかは、お使いの道具で変わるため、導入の前に一緒に確かめます。
データの入り方(お使いの道具しだい)
- 自動(設定が必要) 入居者のLINE 御社の LINE公式アカウントに自動受付をつなぎます。友だち追加と部屋の登録が済んだ入居者さんから届きます。
- 自動(設定が必要) 業者・オーナーとのLINE・メール 友だち追加と1回の登録をしてもらった相手、メールで受けられる相手とは、AIが連絡を進めます。
- 手で置く 電話だけの業者さん・オーナーさまの返事 担当者が電話で伺い、決まったこと(日程・承認)を案件の画面に入れます。
- 自動(設定が必要) 設備台帳・修理の記録(Excel) 自動で読み書きするには、Microsoft 365(OneDrive など)に置いた .xlsx が前提です。賃貸管理ソフトなら、データの出し方を確かめます。
- 自動(設定が必要) 夜間の急ぎの連絡 AIは当番の担当者へ知らせるまで。電話を自動で鳴らすか、LINE の通知にするかを選びます。
相手にお願いすること
- 今の入居者さん:案内の紙(QRつき)で、友だち追加と部屋の登録。済むまでは、最初のやり取りで部屋を伺い、担当者が確かめます
- 新しい入居者さん:入居のときに QR で友だち追加と登録
- 業者さん:LINE かメールで受けてもらえるよう、1社ずつお願いします
- オーナーさま:承認を LINE で受けたい方だけ友だち追加。メール・電話の道も残します
最初に一緒に作るもの
- 設備台帳:部屋ごとの設備の型番・設置した年・保証、修理の記録、オーナーごとの承認の金額(物件の数により数日〜数週間)
- 契約書:紙なら読み込み。部屋ごとの特約の有無も確かめます
- 入居者への最初の案内の文:給湯器の表示・水漏れ・詰まりのときの案内と、すぐ人へ回す言葉を、御社と一緒に決めます
- 夜間の体制:当番を社内で回すか、委託先のコールセンターか
費用がかかるもの
- LINE公式アカウントの月額(修繕の件数と一斉のお知らせの量で、無料の枠を超えると有料のプラン)
- AIの利用料・サーバーの費用
- 電話を自動で鳴らす場合は、電話の仕組みの利用料(通話と番号)
- ほかの LINE の連携サービスをお使いなら、併用のための作り込み
金額は、お使いの道具と件数を伺ってからお見積もりします。
人が決めること
- 急ぎかどうか・費用の負担・日程は担当者が、決めた金額を超える修理はオーナーが決めます
- 夜間の急ぎの対応は、当番の担当者が電話で様子を聞いて決めます
- 入居者の情報を業者へ渡す範囲と、AIのサービスへ送る情報の扱い(学習に使わない設定)を決め、プライバシーポリシーに書きます