送迎表の組み直し デモ

架空のデイサービス「デイサービス ひなた」の朝7時30分。ご家族から、お休みや迎えの時間の変更のLINEが届きます。
AIが連絡を見分けて今日の予定に入れ、車いす・乗っている時間・到着時刻・相性を守った送迎表の案を作ります。
体調の連絡と、決まりを守れない所は人が決めます。最初は、使い方ガイドが一緒に案内します。

  1. 1 ご家族のLINEが届く
  2. 2 体調の連絡は人が対応
  3. 3 組み直し案を確かめて決める
  4. 4 職員とご家族へ連絡

ご家族の連絡は、施設のLINE公式アカウントから集まります

ご家族向けの新しいアプリは要りません。はじめに LINE公式アカウントと台帳を整えれば、あとは変更が入るたびに送迎表の画面に集まります。

  • ご家族のLINE 自動(設定が必要) 施設の LINE公式アカウントに届いた連絡を読みます。ご家族には最初に1回、友だち追加と利用者のお名前の登録をお願いします。
  • 電話・職員の個人のLINE 手で置く この仕組みからは読めません。受けた職員が、画面に一言入れます。
  • 送迎表(Excel)・利用者の台帳 自動(設定が必要) いつもの送迎表と、車いす・時間の希望・同じ車にしない方などの決まりを、最初に一緒にデータにします(ホワイトボードなら、表にするところから)。
今日の送迎表 変更が入るたびに、組み直しの案を作ります

運転する職員のスマホに届くのは「名前・順番・時刻」だけです。体調の内容は送りません。運転と介助の判断は、いつもどおり職員が行います。

送迎表 ─ デイサービス ひなた デモ(イメージ)

10月28日(水) 7:30

  1. 1連絡が届く
  2. 2今日の予定に入る
  3. 3組み直す
  4. 4管理者が決める
  5. 5知らせる

ご家族からの連絡 公式アカウント

朝7時30分。
まだ連絡は届いていません。

迎えの道順 架空の町の地図(イメージ)

  • 1号車 リフト車
  • 2号車 ワゴン
  • 3号車 軽自動車
架空の町の地図。施設と、利用者12名の家、3台の車の迎えの道順を示します。内容は右の「今日の迎え」の一覧と同じです。

車の位置は、予定の時刻から描いたイメージです(GPSではありません)。

今日の迎え いつもの送迎表

「朝の連絡を受け取る」を押すと、デモが始まります。

このデモで見てほしいところ

  • ご家族のLINEを読み分けて、今日の予定に入れる 「法事で休みます」「9時過ぎに」のような、ふだんの言葉の連絡から、お休みと時間の希望を読み取ります。体調の連絡には、AIは返事をしません。
  • 車いす・時刻・相性の決まりを、根拠つきで守る どの決まりを守れているかを一覧で見せます。守れないときは、勝手に決めずに止まり、選べる案を出します。
  • 決めたら、職員とご家族へまとめて知らせる 管理者が「これでよい」を押すと、運転する職員には順番と時刻、迎えの時刻が変わるご家族にはLINEで新しい時刻が届きます。読まれたかは分からないため、急ぎの変更は電話も使います。

御社の送迎表(Excel・ホワイトボード)と、施設の LINE公式アカウントで作ります。はじめに利用者の台帳と曜日ごとの送迎表をデータにします。介護ソフトとは、予定の書き出し(CSV)でつなぐのが基本です。

自社の送迎表で相談する

※ 施設・人・町・地図はすべて架空です。このデモは、事前に用意した組み直しの案と、画面の中の簡単な計算で動いており、その場でAIを呼び出してはいません。道のりの時間は地図の上の距離から求めた目安で、本番の仕組みでは地図サービスの所要時間を使います(渋滞や乗り降りで前後します)。組み直しは決まりを必ず守る計算の仕組みで行い、AIは連絡の読み分けと説明に使います。読み分けに自信がない連絡には、自動で返事をせず人に回します。体調などの情報は、学習に使われない契約のAIだけで扱い、運転する職員には送りません。車の位置は予定の時刻から描いたもので、実際の位置を出すには運転手のスマホのアプリや車の端末が別に要ります。運転中の職員に音声で知らせるには、自動音声の電話や専用のアプリが別に要ります。介護報酬(送迎減算など)の扱いは、自治体の最新の通知でご確認ください。キャンセル料の決まりは架空の施設のもので、実際の扱いは各事業所の重要事項説明書・契約によります。

BEFORE YOU START

導入のときに必要なこと

このデモは、仕組みがつながった後の動きを見せています。実際に使い始めるには、次の準備が要ります。どこまで自動にできるかは、お使いの道具で変わるため、導入の前に一緒に確かめます。

データの入り方(お使いの道具しだい)

  • 自動(設定が必要) ご家族のLINE 施設の LINE公式アカウントに届いた連絡を読みます。アカウントがなければ、作るところからお手伝いします
  • 手で置く 電話・職員の個人のLINEに来た連絡 仕組みからは読めないため、受けた職員が画面に入れます
  • 手で置く 介護ソフトの利用予定 送迎表を外から読み書きできるソフトは少なく、予定の書き出し(CSV)を置く形が基本です
  • 自動(設定が必要) 道のりの時間 地図サービスの所要時間を使います(地図サービスの契約が要ります)

相手にお願いすること

  • ご家族:施設の LINE公式アカウントの友だち追加と、最初に1回「どの利用者のご家族か」の登録
  • 運転する職員:知らせを受けるスマホ(施設の LINE公式アカウントの友だち追加、または業務用スマホ)
  • LINEをお使いでないご家族には、これまでどおり電話で連絡します

最初に一緒に作るもの

  • 利用者の台帳(住所・車いす・乗せ方・時間の希望・同じ車にしない方・乗り降りにかかる時間)
  • 車の台帳(定員・車いすの席の数・運転できる職員)と、曜日ごとのいつもの送迎表
  • 事業所の決まり(乗っている時間の上限・到着の時刻・何分変えたらご家族に聞くか・キャンセル料)
  • 重要事項説明書の個人情報の使い道の見直しと、ご家族への説明(体調の情報を扱うため)

費用がかかるもの

  • LINE公式アカウントの月額(ご家族・職員へ送る通数で変わります)
  • 地図サービスの利用料(所要時間の計算)
  • AIの利用料と、連絡を受け取るサーバー
  • (必要なら)運転中に音声で知らせる自動音声の電話・専用アプリ、車の位置を出す端末

金額は、お使いの道具と件数を伺ってからお見積もりします。

人が決めること

  • 組み直しの案を確かめて、送迎表を決める(管理者)
  • 体調の連絡への対応と、来ていただくかの判断(看護師・管理者)
  • キャンセル料・送迎減算など、お金と介護報酬の判断
  • 急ぎの変更の電話と、運転中の安全(運転中は画面を見ない)

御社の道具で、どこまでできるか確かめる(無料)