COLUMN 03
Excelの管理をシステムにする前に、確かめたいこと
Excelは、悪くありません。安くて、誰でも使えて、すぐに形を変えられる。多くの会社の管理を支えてきた道具です。
困りごとが出てくるのは、使う人が増えたとき・データが増えたとき・作った人がいなくなったときです。そこでシステムにするかどうかを決める前に、確かめておきたいことをまとめました。「作らない」という答えも含めて、です。
STEP 01
まず、Excelのままでいいか。3つの質問で見極める
3つとも左なら、Excelのままで十分です。むしろ、Excelを整理する（シートを分ける、入力の欄を決める）だけで楽になることが多いです。1つでも右があれば、次へ進みます。
STEP 02
既製のサービスか、作るか。「5年でいくら、どれだけ手間か」で比べる
在庫管理・予約・顧客管理などには、月額で使える既製のクラウドサービスがたくさんあります。作るより先に、まずそれを見ます。
比べるときのポイント
最初の費用だけでなく、5年でかかる費用の合計と、仕事のやり方を合わせる手間の両方で見ます。既製のサービスに、やり方を少し合わせるだけで済むなら、そのほうが安く、早く始められます。「この帳票は絶対に変えられない」「この流れは会社の強みそのもの」という所があるなら、そこだけ作る、という選び方もあります。
STEP 03
いちばん手間がかかるのは、データの整理
システムにするとき、いちばん時間がかかるのは画面づくりではなく、今のデータを整えることです。今のExcelに、こんな所はありませんか。
整理は、システムにしなくても役に立ちます。先に整理だけしておくと、移すときの手間も費用も小さくなります。
STEP 04
移すときは、いっぺんに替えず、1つの業務から
- 01
1つの業務から始める
例：在庫だけ、予約だけ。いちばん困っている業務から始めると、効果が見えやすくなります。
- 02
入力する人を、最初から巻き込む
毎日使う人の意見で、画面の言葉と順番を決めます。使う人が納得していないと、システムは使われません。
- 03
Excelと両方使う期間を、短く決める
「2週間だけ両方」のように、終わりを決めます。両方が続くと、二重入力で前より大変になります。
- 04
誰が何を見られるかを決める
金額や個人情報など、見られる人を分けたい所を先に決めます。
STEP 05
やめる時のことも、始める前に
-
データは、いつでも取り出せるように
Excel などの形で書き出せること。既製のサービスでも、専用に作る場合でも確かめます。
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説明書を残す
仕組みの構成や設定。担当者や依頼先が替わっても引き継げるように。
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一般的な作りにする
特別な作りは、作った人しか直せなくなります。
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権利の確認
専用に作った部分の権利が、どちらのものになるか。
SUMMARY
「作るか、作らないか」から一緒に
- Excelのままで足りる まず、Excelの整理 シートを分ける、入力の欄を決める
- 既製のサービスで足りる 既製のサービス 選び方と設定をお手伝いします
- 会社のやり方に合わせたい所がある そこだけ作る 業務の整理から、画面の設計、構築まで
