FAXの注文書の入力は、どこまで自動にできるのか

FACT

FAXをやめられない理由は、取引先にある

製造業で受注業務を担当する329人への調査（2024年）では、次のような結果でした。

• 73.3 %

  FAXで注文を受けることがある

• 60.4 %

  FAXの注文を、手で入力している

• 88.4 %

  FAXをやめたい

• 63.0 %

  やめられない理由「取引先がFAX」

出典：AI inside「受注業務に関する実態調査」（2024年6月実施）。MONOist の記事（2024年9月10日）

別の調査（中堅・中小企業712社、2020年）でも、受注の手段でいちばん多いのはFAX（37.2%）でした。FAXでの困りごとは「転記の負担」（35.2%）と「読み取り間違い・誤解」（29.7%）が上位です。

出典：アイル調べ。ECのミカタの記事（2020年11月）

つまり、自社だけではFAXをやめられません。変えられるのは、届いた後の入力のしかたです。

FLOW

届いてから一覧に入るまで、5つの段階

1. 1 仕組み 受け取る 複合機の「PDFでメールに転送」や、インターネットFAXで、そのまま受信箱へ。紙の注文書はスマホで撮って送る。取引先には何も頼みません。
2. 2 AI 読み取る 取引先・日付・商品名・数量・納期などを読み取る。
3. 3 AI そろえる 取引先ごとに違う書き方を、自社の受注一覧の形に。略した商品名を、商品の一覧と照らして商品コードにする。
4. 4 人 確かめる 自信の低い所だけ、印を付けて止まる。人が見て、選んで、確定する。
5. 5 仕組み 出す Excel・CSV など、今お使いの販売管理に取り込める形で出す。

いちばん手間がかかっていた「見て、書き写す」作業（2と3）を、AIが受け持ちます。

STRENGTHS & LIMITS

正直に言うと、「全部自動」にはなりません

苦手なことは、なくなりません。だから、苦手な所で止まる作りにします。
「数字に自信がない」「商品コードが1つに決まらない」――そういう所に印を付け、人に選んでもらいます。黙って間違えるより、迷ったら止まるほうが、安心して使えます。

HUMAN CHECK

「全部見る」から「印の付いた所だけ見る」へ

最初は次の4つを「必ず人が見る所」にして、慣れたら減らしていくのがおすすめです。

確認が済むまで、本番の受注一覧には入れない。この1つの決まりで、AIの読み違いが取引先に届くことを防げます。

ESTIMATE

何枚から、元が取れるのか

1日の枚数×（今の入力時間 − 確認だけの時間）×月の営業日

例（試算）：1日30枚、1枚の入力が4分 → 確認だけなら1分、月22日、時給1,500円（会社負担）の場合

1日に減る時間

30枚 ×（4分 − 1分） 90分

1か月に減る時間

90分 × 22日 33時間

人件費にすると

33時間 × 1,500円 月 約49,500円

※ 前提を置いた試算です。御社の枚数と時給での試算は、トップページのシミュレーターでできます。

効果が出にくい場合は、無理におすすめしません。

PREPARE

まずは、実物の注文書を数十枚

• 実物の注文書

  取引先ごとに数枚ずつ、合わせて数十枚。個人情報は消したもので大丈夫です。

• 商品の一覧

  商品コードと商品名の表。Excelで十分です。

• 出力先の形

  今の受注一覧や、販売管理に取り込むときの形。

• 確認の担当者

  最後に確認する方を1人。

実物で試すと、「この取引先の手書きは読みにくい」「この商品名はいつも略される」といったことが、始める前にわかります。